Ich habe heute von nicht so computeraffinen Menschen ein Word-Dokument zugesandt bekommen. Als ich es öffnete war ich doch sehr überrascht, denn ich sah viele sog. Markups, also Kommentare, die Änderungen anzeigen.
Wie viele Computernutzer haben auch die Versender irgendein Word-Dokument als Vorlage verwendet und dann das Dokument, das sie mir geschickt haben daraus erstellt.
Das Blöde ist, dass jetzt alle Infos des Originaldokuments noch enthalten sind, auch wenn sie die Schreiber nicht mehr am Bildschirm sehen. Dass die Infos des Originaldokuments nicht für mich bestimmt waren, war für mich jetzt schon deutlich und des halb habe ich das als Teil meiner Antwort geschickt:
Sie haben mir ein Word-Dokument zugesandt. Jetzt hat das Programm Word die praktische aber oft unangenehme und nicht gewollte Eigenschaft, dass es alle Änderungen, die ein Dokument gemacht hat mitprotokolliert und diese auch Anzeigen kann. Sie haben die mir zugesandte Datei aus einer anderen Datei erstellt und sämtliche Versionen sind nachwievor in dem Word-Dokument enthalten.
So konnte ich sämtliche Daten der ursprünglichen Datei, die sicherlich nicht für mich bestimmt sind sehen, da zudem Word oft so eingestellt ist, dass diese gleich angezeigt werden.
Ich habe in der Anlage ein Bild angehängt, dass die Daten zeigt, die nicht für mich bestimmt sind.
Sie können dem begegnen, indem Sie bei Word-Dokumenten, die Sie versenden die früheren Versionen löschen. Wie das geht erklärt Microsoft unter folgender Adresse.
Oder, die meineserachtens bessere Lösung: Sie verwenden anstelle der Word-Dateien, die sog. PDF-Dateien. Diese können Sie erstellen, indem sie z.B. das kostenlose Programm PDF Creator installieren. Das arbeitet wie ein Drucker und Sie können aus Word dann ihre Datei, die versenden wollen „ausdrucken“. Das Ergebnis ist dann eine sog. PDF – Datei, die heutzutage der Standard im Austausch von Dokumenten darstellt.
Ich hoffe, Sie nehmen mir meine ungefragten Ratschläge nicht übel.
Mal sehen, wie der Ratschlag ankommt….